‘Een trainee kan alle vragen onbevangen stellen in de organisatie’

Het MKW-traineeprogramma is dit voorjaar gestart met de derde lichting van trainees. Hannah Boots is als trainee aan de slag bij Brederode Wonen. Jan Wim Franken is haar begeleider en directeur-bestuurder bij de corporatie. We spreken ze over het MKW-traineeprogramma. Wat heb je ervaren? Wat heeft je verrast? En merk je effect van de trainingsdagen?

Wat waren je eerste indrukken bij Brederode Wonen?
Hannah:
Brederode Wonen is een kleine organisatie. Dat is anders dan ik gewend ben. Ik heb namelijk al wat eerdere ervaringen bij wat grotere corporaties. De sfeer is goed en gezellig. Er is ruimte voor een grapje en collega’s zijn open naar elkaar.

Jan Wim:
Toen ik bij Brederode Wonen kwam werken, was mijn eerste indruk dat het een kleine club is die het goed voor elkaar heeft. Hemelbestormende zaken waren niet echt mogelijk, omdat er tot voor kort  niet zoveel mogelijk was binnen de werkgebieden Bloemendaal en Velsen. Bij mijn start hier waren net voor het eerst de Nationale Prestatieafspraken (NPA) ondertekend en dat zorgde voor veel beweging en mogelijkheden. Gemeenten moesten aan de bak en dat maakte dat wij ook aan de bak moesten.

Er is een goede verbondenheid tussen medewerkers. Mensen kijken naar elkaar om en zijn heel collegiaal naar elkaar.  Wel vinden we het lastig om elkaar feedback te geven. Logisch ook wel, want we zijn een kleine club en hebben elkaar echt elke dag nodig en men kan een gevoel hebben dat je iedereen te vriend moet houden.. De relatie zou eigenlijk juist dus feedback aan moeten kunnen, maar in de praktijk kan dat lastig zijn.

Hannah vult aan:
Wat ook opvalt is waarin wij kantoor houden. We zitten in een villa met een bos naast de deur. Dat is echt heel anders dan bij veel andere corporaties.

Hannah, kan je me iets vertellen over je opdrachten?
Mijn opdracht ligt in het verlengde van wat Jan Wim net vertelde. Mijn opdracht is dat ik de werkprocessen in kaart breng en kijk hoe het beter en klantvriendelijker kan. De processen liepen al heel lang op dezelfde manier en dat werkt niet altijd goed meer met een veranderende opgave.

Ik zit veel met collega’s om tafel om te bespreken wat we doen en waarom we het (op die manier) doen. Dat helpt ook om het werk beter te kunnen doen. Waar kunnen we een verbeterslag maken? Dat kan leiden tot een kostenbesparing, maar het kan ook het werkplezier van collega’s verhogen of extra tijd opleveren om met andere dingen aan de slag te gaan.

Jan Wim: Winst is ook dat we tijdens dit soort sessies op een laagdrempelige manier kunnen praten over elkaars werk en hoe we de dingen samen doen. Het helpt ook om met elkaar het ‘feedback geven’ te oefenen. Met elkaar een proces verbeteren is een makkelijkere manier om feedback te geven dan één-op-één.

Hannah: Ja, je kijkt op een procesmatige manier en uitgezoomd in plaats van dat iedereen vooral naar zijn eigen taken of processtappen kijkt. Uitzoomen helpt om onduidelijkheden te bespreken. Feedback geven is best lastig. Tegelijkertijd merk ik dat collega’s vooruit willen en dat het werk nog beter gaat. Die positieve invalshoek helpt.

Wat heeft je verrast in dit traineeship?
Jan Wim:
Nieuwe mensen in de organisatie geeft een leuke reuring. Zaken die vanzelfsprekend waren staan soms ter discussie. Al is het alleen maar om het als trainee zelf te begrijpen.

Hannah is nieuw en vraagt dus veel waarom we de dingen doen zoals we ze doen.

Het fijne aan Hannah is ook dat we haar als trainee tijdelijk hebben. Het is niet de bedoeling dat ze langzaam ingekapseld raakt in de organisatie. En dat heeft voor Hannah zeker voordelen, omdat ze alle vragen onbevangen kan stellen. Het is haar opdracht om zich op die manier door de organisatie te bewegen. Het effect van het zo vormgeven heeft mij aangenaam verrast. Het is echt anders dan als je een externe kracht invliegt. Dit traineeship doet veel meer voor de betrokkenheid binnen de organisatie zelf. Het wordt Hannah gegund dat ze die rol heeft. We hebben maximaal nut van haar inzet. 

Wat mij ook heeft verrast, is hoe hoog trainees de lat voor zichzelf leggen. Dat maakt het soms ook lastig voor henzelf. Ik had dat niet zo scherp.

Hannah:
Mij heeft de sfeer verrast waarin ik werd ontvangen. Dat sluit aan bij wat Jan Wim daarover al zei.  Iedereen is heel open naar mij over hun werkzaamheden. Ik had wat meer geslotenheid of weerstand verwacht. Dat valt ontzettend mee!

En ik heb veel ruimte om dingen uit te zoeken. Daar leer ik heel veel van.

Ik word niet in het diepe gegooid:  ik kan bij collega’s en Jan Wim terecht als ik ergens niet uit kom. Zo is het altijd mogelijk om een dag mee te lopen om breder te kijken dan mijn eigen opdracht. Maar ook de trainingsdagen zijn daarvoor super handig. We leren veel over woningcorporaties, zoals bijvoorbeeld een themadag ‘financiën van de corporatiesector’.

Wat vind je uitdagend aan het traineeship?
Hannah:
Ik heb veel vrijheid in hoe ik de dingen kan aanpakken. Hoewel ik daar het meeste van leer, is het soms ook wel een uitdaging. Hoe wil ik het doen? En wat is het handigst? Ik heb geen vast takenpakket.

Ik word voor het eerst sinds mijn studietijd weer uitgedaagd om mijn hersenen te laten kraken.

Jan Wim:
De hoge lat waar we het net over hadden vind ik wel uitdagend. De lat moet niet te hoog liggen zodat het frustrerend gaat werken voor Hannah. Maar ook tijd hebben voor een trainee, vind ik wel een uitdaging. In de waan van de dag ben je druk met zoveel andere dingen, dat je bewust tijd moet nemen om de vraag te stellen: gaat het goed?

Ik ga er altijd vanuit dat collega’s het kunnen, maar het gevaar is dan wel dat een medewerker gaat zwemmen. Ik moet daar  alert op blijven en zeker bij een trainee. Hannah kan die vrijheid goed aan, maar ik zie ook dat dit niet vanzelfsprekend is. Aan de andere kan mag je ook wel van trainees verwachten dat je ze niet aan de hand hoeft mee te nemen.

Bij haar sollicitatie had ik al snel een goed gevoel. Ze heeft al wat bagage uit eerdere werkervaringen en ook een houding die goed past bij onze club en wat die nu nodig heeft. Wij liggen elkaar ook wel als persoon, dat helpt ook wel.

Merk je effect van de trainingsdagen?
Jan Wim:

Ik weet nog dat ik dacht; “Moet dat nou?” Zoveel tijd investeren in ook drukke periodes.

Ik wist van te voren wel dat het erbij hoorde, maar dacht toch “het zal me benieuwen”. Ik moet echt zeggen:  het zijn waardevolle dagen. Zowel de dagen met de trainees samen als apart   met leidinggevenden. Op tal van creatieve manieren worden onderwerpen speels aangekaart en we hebben een leuke groep waarin iedereen tijd wil investeren. Het programma en wat we daarin krijgen aangereikt is  ook gewoon goed.

Hannah:
Ja dat geldt ook voor mij. Ik heb vooral veel geleerd van de persoonlijke ontwikkelingsdagen. Ik had van te voren niet gedacht dat ik daar zoveel aan zou hebben. Maar ook praktische trainingen, zoals de training timemanagement geeft echt handvatten waar ik de volgende dag al mee aan de slag kan. Dat is echt anders dan bij je opleiding, waar je iets leert wat je misschien pas over een paar jaar kan toepassen.

Als jij nu bestuurder was, wat zou je doen?
Hannah:

Wat ik heel belangrijk vind is voor iedereen een dak boven het hoofd. Dat is ook waarom ik voor deze sector heb gekozen.

We hebben een wooncrisis, dus het recht op een woning staat onder druk.  Iets wat bij kan dragen aan een oplossing  is een doorstroommakelaar. Ik zou zo iemand aannemen om mensen te begeleiden bij een woningruil of in gesprek te gaan met ouderen die nu bijvoorbeeld in een grote eengezinswoning wonen over een andere, meer passende woning. Tegelijkertijd kun je als corporatie niet het hele woningtekort oplossen. Maar door zo’n maatregel kun je er wel iets aan bijdragen.

Daarnaast vind ik een fijne werksfeer belangrijk. Hier bij Brederode Wonen is veel ruimte voor humor en dat zou ik meer organisaties gunnen. Zo’n sfeer maakt dat mensen tot hun recht komen.

Ik ben ook wel benieuwd wat Jan Wim zou doen als hij trainee was.

Jan Wim:
Ik zou een opdracht willen hebben die mij niet verengt maar verbreedt. Hannah heeft bijvoorbeeld zo’n opdracht die over de hele organisatie gaat. Hierdoor kan ze zich breed oriënteren op corporatiewerk. Inwerken in een afdeling kan altijd nog.

Maar ook durven om dingen te doen. Er moet natuurlijk wel ruimte zijn om fouten te maken, maar ik zou als trainee nergens nee op zeggen. Totdat je het hele weekend loopt te werken natuurlijk…. Het is wel de fase om je te verbreden. 

Jan Wim:
Ik heb ook nog wel een nabrander als dat mag?

Wat mij voor het traineeship over de streep heeft getrokken is de morele verantwoordelijkheid om jonge mensen voor onze sector te winnen. Echte volkshuisvesters op te leiden.

Hen bekend te maken met en enthousiast te maken voor de volkshuisvesting. Talentvolle mensen binnen te halen en enthousiast te maken voor het vak. Dat heeft mij over de streep getrokken om mee te doen aan het MKW-traineeship.